Журнал Регистрации Личных Дел Работников Образец
Образец документа. Пример заполнения. Журнал учета личных дел работников. ¦ N ¦ Фамилия, ¦ N ¦Дата формирования¦ Дата окончания ¦ Подпись ¦. ¦п/п¦ имя, ¦личного¦ или поступления ¦ или передачи ¦ работника ¦. ¦ ¦ отчество ¦ дела ¦ личного дела, с ¦ личного дела, ¦ кадровой ¦. ¦ ¦ работника ¦. ¦ указанием ¦ с указанием ¦ службы, ¦.
Журнал Учета Личных Дел Работников Образец
Журнал Регистрации Личных Дел Работников Образец
Чем предусмотрен и для чего нужен Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением. Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:. вся информация систематизирована;. ее поиск занимает мало времени;. удобно в использовании;.
обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;. в конце концов, выглядит эстетически приятно. Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:. документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;.
как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;. все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;. вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники. Это далеко не все.
Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение. Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено. Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации. Правила оформления и заполнения Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:.
номер личного дела;. Ф.И.О. Работника;. дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;. должность;. структурное подразделение;. дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);.
при необходимости можно использовать графу «Примечания». Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы.
По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О.
Работника и номер дела. Журнал учета личных дел работников (образец).
Журнал учета личных дел. Наличие данного журнала необязательно для большинства работодателей. В основном его используют государственные и муниципальные органы. Так, для учета личных дел работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предусмотрена примерная форма журнала (утв. Приказом Ростехнадзора от N 372).
Если в организации принято решение о ведении такого журнала, то для разработки его формы можно воспользоваться утвержденной формой. Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс.